دليل الشاحنين والمرسَل إليهم لوكالتك الملاحية

قيد واحد لكل شركة

يسجّل فريقك كل شاحن ومرسَل إليه ووكيل شحن وطرف مُخطَر ووكيل مرة واحدة في دليل AVISA. ويضم القيد نوع الشركة وعناوين بريدها وهاتفها وعنوانها الكامل، ورقمها الضريبي، ورقم سجلها التجاري، وملاحظات تُطبع في خانة الشركة على بوليصة الشحن.

والمدينة والبلد حقلان إلزاميان، لأن كليهما يدخل في بيانات الحمولة وفي إذن التسليم الإلكتروني (eDO). ويأخذ حقل الضريبة صيغة الرقم الضريبي العُماني، ويغذّي رقم السجل التجاري خانات الأطراف في بيان الحمولة. ويُعبّأ بيان الحمولة لنظام بيان من الحجوزات والأطراف نفسها.

ويعرض كل قيد حجوزات الشركة، وإجمالي الوزن القائم المشحون، والأدوار التي تؤديها، وأحدث حجوزاتها. وحين تتوقف عن استخدام قيد، تلغي تحديد خانة Active. فلا يحذف AVISA القيد بل يوقفه: يختفي من البحث ومن قوائم الاختيار ويبقى محفوظاً، فتحتفظ الحجوزات القديمة برابطها.

بحث يجد الاسم المختصر

تبحث بالاسم أو البريد أو المدينة أو البلد أو الرقم الضريبي أو رقم السجل، وتضيّق القائمة حسب النوع والبلد والحالة: نشط أو موقوف أو الكل. ويتجاهل البحث بالاسم النقاط والمسافات وكلمات مثل LLC، فيقود الاسم المختصر إلى الاسم الكامل.

وقبل حفظ قيد جديد، ينبّهك AVISA إن كان الاسم يشبه اسماً مسجّلاً، ويعرض القيود المحتملة وعدد أطراف الحجز المرتبطة بكل منها، فتفتح القيد الموجود أو تؤكد القيد الجديد. وبذلك لا يتوزّع عميل واحد على عدة تهجئات.

أطراف الحجز تُعبّأ من الدليل

في نماذج الحجز، تبدأ خانة كل طرف (الشاحن والمرسَل إليه والطرف المُخطَر ووكيل الشحن) ببحث في الدليل. تختار الشركة فيعبّئ AVISA الاسم والمدينة والبلد والبريد والهاتف والرقم الضريبي ورقم السجل والعنوان وعناوين البريد الإضافية والملاحظات. ولا يهمّ بأي من هذه الأنواع سُجّلت الشركة، فقد يكون شاحن حجزٍ ما هو المرسَل إليه في الحجز التالي.

ويحتفظ الحجز بنسخته الخاصة من بيانات كل طرف، فلا يغيّر تعديل الدليل لاحقاً حجزاً ولا مستنداً صدر.

أما الأسماء المكتوبة يدوياً فيعالجها AVISA عند الحفظ: يربط الاسم بالقيد الذي يحمل الاسم نفسه، متجاهلاً النقاط وكلمات الشكل القانوني. وإن لم يجد ما يشبهه سجّل قيداً جديداً وأخبرك بما فعل في سطر واحد. وإن لم يكن التطابق واضحاً ترك الاسم دون ربط وذكر القيد الذي يشبهه.

عملاء على الحجوزات خارج الدليل، والقيود المكرّرة

يعرض البحث في الدليل أيضاً أسماء الشركات المطابقة التي كُتبت على الحجوزات ولم تُربط بالدليل قط، مع أدوارها وحجوزاتها. فتضيف الشركة بنموذج معبّأ من آخر حجز، أو تربط حجوزاتها بالقيد الذي يشير إليه AVISA.

ويمرّ الربط بصفحة تأكيد تعرض كل حجز والدور والاسم كما كُتب. والصفوف التي يختلف شكلها القانوني عن القيد، مثل FZE مقابل FZC، تظهر مُعلَّمة وغير محدّدة. ويحتاج الربط إلى تطابق تام في الاسم وإلى تحديد من شخص، ويتولاه مدير في الإعداد الافتراضي. ويرفض AVISA الربط ما دام قيد آخر قد يكون هو المقصود، ويطلب دمج القيود المكرّرة أولاً. ويُسجَّل كل ربط في سجل تغييرات طرف الحجز.

وحين تتسلّل شركة واحدة إلى الدليل بعدة تهجئات، يعرض تقرير المكرّرات المجموعات المحتملة، ويقرّر شخص كل دمج. والتقرير أمر على الخادم يشغّله من يدير خادمكم، ولا توجد شاشة للدمج. ويطبع الخطة للمجموعات التي توافق عليها ولا يكتب شيئاً حتى تؤكد، ثم ينقل كل ما كان يشير إلى القيد المكرّر إلى القيد الذي تحتفظ به، ويوقف القيود المكرّرة بدل حذفها.

ما على كل عميل، بكل عملة

لمن يملك صلاحية الاطلاع على الفوترة، يعرض كل قيد لوحة Finance: المفوتر والمسدّد والمستحق بكل عملة، وأقدم فاتورة غير مسدّدة مع عمرها بالأيام. وإلى جانبها تأمينات الحاويات المستلمة والمطبّقة والمحتجزة والمستردّة، والمدفوعات مجمّعة حسب الجهة التي دُفعت إليها. ويفتح رابط Ledger في كل لوحة الصفوف التي يقوم عليها رقمها.

وفوق عوامل التصفية شريط يعرض إجماليات القيود المصفّاة: الذمم المفتوحة، والتأمينات المحتجزة، والمبالغ المدفوعة مباشرة إلى الخط. ويبقى كل رقم بعملته، فلا يتوقف أي رقم على سعر صرف اختاره أحد. وتتبع المبالغ الطرف الذي صدرت الفاتورة باسمه، فالشاحن الأجنبي الذي هو مجرد طرف في الحجز لا يحمل ديون المرسَل إليه. ولا تُحتسب هنا إلا الحجوزات التي يرتبط طرفها المفوتر بالقيد، ولهذا تهمّ خطوة الربط.

شاشات AVISA باللغة الإنجليزية. ولرؤية الدليل على حجوزات مثل حجوزاتك، اطلب عرضاً توضيحياً.