الفواتير والمدفوعات في الوكالة الملاحية

كتالوج رسوم واحد خلف كلّ سطر في الفاتورة

كلّ سطر يضيفه فريقك يدوياً إلى الفاتورة يُختار من كتالوج رسوم واحد. ولكلّ رسم اسم وسعر افتراضي وعملة ونسبة لضريبة القيمة المضافة ونوع، مثل أجرة الشحن، ورسوم مناولة المحطة (THC) للاستيراد أو التصدير، ورسوم بوليصة الشحن، ورسوم إذن التسليم (DO)، ورسوم الميناء المعاد تحميلها على العميل، أو غير ذلك. ويأخذ السطر نوعه ونسبة الضريبة الافتراضية من الكتالوج، فتُصنَّف رسوم مناولة المحطة ورسوم إذن التسليم بالطريقة نفسها في كلّ فاتورة.

ويرفض AVISA أي سطر ليس في الكتالوج، ويسمّي أقرب الرسوم إليه. ويرفض الرسم نفسه إذا كُتب بتهجئة ثانية، مثل LOLO أو LO-LO، ويعرض الأسماء المشابهة قبل إضافة اسم جديد. ويستطيع الموظفون إضافة رسم ناقص دون مغادرة الفاتورة. وحين تحدّد اتفاقية الوكالة مع الخط الملاحي سعراً تعاقدياً للرسم، يعرضه منتقي الرسوم. ويُسمح بتغيير السعر في السطر، ويُعلَّم عندئذ على أنه مختلف.

القوالب، والفواتير التي يُصدرها فريقك

تحفظ القوالب الرسوم التي يحملها عادةً كلّ نوع من الفواتير، لكلّ الخطوط الملاحية أو لخط واحد منها. ويُفوتَر كلّ سطر في القالب مرة واحدة للحجز، أو لكلّ حاوية، أو لكلّ حاوية 20 قدماً أو 40 قدماً، وتُحسب الكمية من حاويات الحجز. وتبدأ أول فاتورة من كلّ نوع من قالب مطابق، وتأتي قوالب الخط الملاحي نفسه أولاً.

ويُصدر فريقك فواتير إشعار الوصول والاستيراد والتصدير والمسافنة من الحجز، بالعدد الذي تحتاجه الشحنة، مع إشعار وصول واحد سارٍ لكلّ حجز. ويعرض AVISA رسوم خدمات الميناء التي لم تُفوتَر بعد على الحجز أسطراً في الفاتورة. ويوقف الفاتورة التي لا تسمح بها مرحلة الحجز أو اتجاهه، وتحديد خانة "Issue anyway" يُصدرها مع وسمها بأنها خارج التسلسل. وتُرفض فاتورة ثانية من النوع نفسه بالرسوم نفسها، إلا إذا ذكر المدير سبباً، ويُسجَّل هذا السبب. ولكلّ فاتورة تاريخ استحقاق، وشرط الدفع مسبقاً أو عند الوصول، وملاحظة. وحفظها يمنحها رقمها ويُنشئ ملف PDF الخاص بها، فلا توجد مرحلة مسودة.

فواتير تنتج عن خطوة يسجّلها فريقك

• إصدار بوليصة الشحن مع رسوم الشحن يُصدر فاتورة الشحن في الخطوة نفسها، باسم المرسَل إليه إن كانت الأجرة تُدفع عند الوصول، وباسم الشاحن إن كانت مدفوعة مسبقاً، ما لم يختر فريقك طرفاً آخر.
• تُصدَر فاتورة غرامة الاحتجاز في الاستيراد حين تُسجَّل إعادة الحاوية الفارغة، وفاتورة تخزين المنشأ وتخزين المسافنة حين يُعلَّم الحجز محمّلاً. ولغرامة الاحتجاز في التصدير زرّ خاص بعد تحميل الحجز، ويمكن أيضاً فوترة غرامة الاحتجاز مع إذن التسليم متى شُغّل هذا الخيار. وهذه الفواتير بعملة OMR، وطريقة حسابها مشروحة في صفحة الأرضيات وغرامة الاحتجاز.

ولا يُرسَل شيء إلى العميل تلقائياً.

الجهة المفوتَرة والحساب البنكي وملف PDF للفاتورة

يمكن توجيه الفاتورة إلى المرسَل إليه أو الشاحن أو وكيل الشحن في الحجز، أو إلى شركة من دليل العملاء، أو إلى اسم يُكتب يدوياً مع العنوان والرقم الضريبي ورقم التسجيل. وتطبع الفاتورة الحساب البنكي الذي يختاره فريقك، أو الحساب الافتراضي للشركة. وتُثبَّت بيانات الجهة المفوتَرة والبيانات البنكية عند الإصدار، ويُنبّه سجل الفواتير إلى كلّ فاتورة لم تعد بيانات الجهة المفوتَرة فيها تطابق الطرف.

ويطبع ملف PDF بيانات شركتك ورقمها الضريبي، والجهة المفوتَرة، والشاحن والمرسَل إليه، والسفينة والرحلة والموانئ، وكلّ حاوية برقم ختمها. ويبيّن كلّ سطر الكمية والسعر والعملة والمبلغ ونسبة ضريبة القيمة المضافة ومبلغها، ثم يأتي الإجمالي قبل الضريبة وإجمالي الضريبة والإجمالي الكلي، وتضيف فواتير OMR المبلغ كتابةً. وتُطبع فاتورة إشعار الوصول بعنوان "Cargo Arrival Invoice" مع مستودع إعادة الحاويات الفارغة، أو بعنوان "Tax Invoice" من السجل نفسه، وتُطبع الفواتير الأخرى بعنوان "Tax Invoice". وتضيف رسوم التخزين التي يسعّرها AVISA صفحة تبيّن طريقة الحساب.

ضريبة القيمة المضافة والعملات وأسعار الصرف

يحتفظ كلّ سطر بنسبة ضريبة القيمة المضافة الخاصة برسمه، ويستطيع فريقك تغييرها، وإذا كُتبت النسبة 0 بقيت 0، فتعمل الفوترة نفسها مع نسب الضريبة في أي دولة. وتُحسب الضريبة سطراً سطراً، فيكون إجمالي الفاتورة مجموع أسطرها. ويطبّق AVISA النسب التي تحدّدها، ولا يقرّر المعاملة الضريبية. وتختلف الإقرارات الضريبية من دولة إلى أخرى: تضيف حزمة عُمان مصنّفاً لإقرار ضريبة القيمة المضافة يُملأ من فواتيرك ومن فواتير الموردين المسجّلة في AVISA، ليراجعه فريقك ويقدّمه، وتُبنى إقرارات أي دولة أخرى ضمن حزمتها.

والفواتير التي يُصدرها فريقك يمكن أن تكون بعملة OMR أو USD أو EUR أو AED، أو بأي عملة أخرى متى سُجّل لها سعر صرف. ويُدخل المدير الأسعار مع تاريخ سريانها ومصدرها، وتصحيح السعر يحفظ نسخة جديدة منه. ولا توجد تغذية آلية لأسعار الصرف. ويمكن أن تعرض الفاتورة مبالغها بعملات إضافية، لكلّ عملة صفحتها في ملف PDF، بسعر صرف يُثبَّت عند الإصدار. وتبقى الأرصدة منفصلة لكلّ عملة، ولا تُجمع العملات معاً.

التصحيحات والمدفوعات والمبالغ المستردّة

يصحّح المدير الفاتورة الصادرة بحفظ نسخة جديدة منها مع ذكر السبب. وتُحفظ النسخة السابقة، ويبقى في ملف PDF الذي يتسلّمه العميل رقم الفاتورة نفسه وتاريخ إصدارها، ولكلّ نسخة مرجع داخلي خاص بها، ويعرض الحجز من غيّرها ولماذا. ولا يوجد مستند إشعار دائن. ويستطيع المدير إلغاء الفاتورة بعد إبطال الدفعات المسجّلة عليها.

ويسجّل فريقك كلّ دفعة على فاتورتها، مع طريقة الدفع والحساب البنكي الذي استلمها ومرجع الدافع. والمبلغ المستلَم بعملة أخرى يُسجَّل بجانب مبلغ الفاتورة، مع السعر الذي ينتج عن الرقمين. وتُقبل الدفعات الجزئية، ويعرض الحجز المفوتَر والمدفوع والرصيد لكلّ عملة. ولا يوجد دفع عبر الإنترنت ولا استيراد لحركات البنك، والدفعة الخاطئة لا تُعدَّل أبداً، بل تُبطَل وتبقى في السجل موسومة بالإبطال.

ويعلّم المدير الدفعة على أنها متحقَّق منها، والدفعة التي لم يُتحقَّق منها تُحسب في الرصيد مع ذلك. وإن دفع العميل للخط الملاحي مباشرة، يسجّل التحقّق المبلغ على أنه مدفوع للخط بموجب اتفاقية الوكالة معه. ولا يُردّ المبلغ الزائد إلا بعد خصم ما بقي مستحقاً على الحجز بالعملة نفسها، ومع مرجع الحوالة البنكية أو الشيك. وهذه الإجراءات للمدير في الإعداد الافتراضي.

معرفة من يدين لك وبكم

يعرض الملخص المالي المستحقات القائمة لكلّ عملة، وأقدم فاتورة غير مسدَّدة وعمرها، والحجوزات الأعلى مديونية، والأرصدة الدائنة، وتأمينات الحاويات المحتجزة.

ويسرد سجل الفواتير كلّ فاتورة سارية بالرقم الذي يعرفه عميلك. ويمكنك البحث برقم الفاتورة أو الحجز أو اسم الجهة المفوتَرة، والتصفية حسب الحالة والنوع والعملة والخط والتواريخ أو التأخر عن الاستحقاق، وتصدير القائمة المصفّاة إلى ملف إكسل. ويُحسب التأخر من تاريخ الاستحقاق، ولا يُطالَب أحد تلقائياً. ولكلّ خط ملاحي، يجمع ملف إكسل لأعمار الذمم فواتيره المفتوحة في فئات: من 0 إلى 30 يوماً، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90 يوماً منذ الإصدار، كما هي اليوم.

شاشات AVISA ومستنداته باللغة الإنجليزية.