مستندات الشحن من الحجز: أوامر الإفراج وبوالص الشحن وأذون التسليم

كلّ مستندات الشحن من حجز واحد

يحتفظ فريقك بحجز واحد لكلّ شحنة، فيه أطرافها ومسارها والسفينة والرحلة والحاويات والبضاعة. ويبني AVISA مستندات الشحن منه، فيأخذ أمر الإفراج وبوليصة الشحن وإذن التسليم من المعلومات نفسها، ولا يُكتب شيء مرتين. ويُختار الشاحنون والمرسَل إليهم والأطراف المُخطَرة من دليل العملاء.

وشاشات AVISA ومستنداته باللغة الإنجليزية، ولا ترتبط المستندات بدولة بعينها: فالذي يتغيّر من دولة إلى أخرى هو ما يُقدَّم إلى الجمارك والمحطات، ويأتي ذلك في حِزم الدول.

ويُنشأ ملف PDF لعرض السعر لحظة إصداره، موجّهاً إلى وكيل الحجز، وفيه السفينة والرحلة والتواريخ والموانئ، والبضاعة بحسب مقاس الحاوية ونوعها وعددها، والمبلغ الإجمالي المعروض وتاريخ انتهاء صلاحيته.

أمر الإفراج عن الحاويات الفارغة (CRO)

في حجز التصدير، يفتح زرّ "Issue CRO" نموذجاً قصيراً: تختار مستودع الاستلام من المستودعات التي تسمّيها اتفاقية الخط في ميناء التحميل (أو أي مستودع نشط هناك إن لم توجد اتفاقية)، وتحدّد تاريخ انتهاء الصلاحية وتضيف ملاحظاتك. وفي حجز NVOCC المعتمد يصدر الأمر بخطوة واحدة إلى المستودع الذي يحدّده AVISA. وفي الحالتين يُنبّهك AVISA إن لم يكن المستودع متعاقداً معه.

ويضمّ الأمر كلّ حاوية محجوزة بحسب مقاسها ونوعها. وفي نموذج التصدير يمكنك كتابة رقم حاوية للإفراج عن تلك الحاوية بعينها، أمّا الأسطر الفارغة فيُطبع فيها أنّ المستودع سيحدّدها. ويرفض AVISA رقماً مرتبطاً بحجز نشط آخر، إلا إذا كان الحجزان كلاهما LCL ويتشاركان الحاوية. ويُرقَّم الأمر في تسلسل شهري، وتُطبع فيه كلّ الحاويات، وينتقل الحجز إلى مرحلة "CRO issued".

بوليصة الشحن تصدر من الحجز

حين تصل الحاويات إلى المحطة، يعرض الحجز زرّ "Issue Bill of Lading"، وفي حجز المسافنة تصدر بوليصة شحن شاملة ("through bill of lading") متى دخلت الحاوية الساحة. ولكلّ حجز بوليصة واحدة، تصدر نسخةً أصلية ضمن مجموعة من 3 نسخ.

وتُطبع خانات الشاحن والمرسَل إليه والطرف المُخطَر كاملةً من أطراف الحجز. ويُؤخذ وصف البضاعة والوزن القائم والحجم وعدد الطرود من الحجز دون إعادة كتابتها. وتحدّد في النموذج دفع الأجرة مسبقاً أو عند الوصول، وتاريخ التحميل، وأيام السماح من غرامة الاحتجاز في بلد الوصول، ووكيل التسليم. وتُطبع كلّ حاوية برقم ختمها ووزنها. وإن أضفت رسوم الشحن، يُصدر AVISA فاتورة الشحن في الخطوة نفسها، وإن رُفضت الفاتورة فلا تصدر البوليصة أيضاً.

والنصّ الذي يزيد على مساحة خانته يُكمَل في ورقة ملحقة تحت العنوان نفسه، وعلى كلّ ورقة رقم البوليصة وعدد الصفحات، ويفعل إذن التسليم الشيء نفسه مع وصف البضاعة الطويل. ويستطيع AVISA أيضاً طباعتها نصّاً في مواضعه على النسختين الأصلية وغير القابلة للتداول من نماذج الخط المطبوعة مسبقاً، وقد قيس نموذج خط واحد حتى الآن، ويُضاف نموذج أي خط آخر عملاً برمجياً.

الإفراج البرقي ("Telex release") يُقفل بوليصة الشحن

حين يسلّم الشاحن النسخ الأصلية، يضغط فريقك زرّ "Issue Telex Release" ويؤكّد. ويسجّل AVISA بنفسه التاريخ والوقت واسم المستخدم، فلا يمكن تسجيل الإفراج بتاريخ سابق، ولا يغيّر الضغط مرة ثانية شيئاً، ولا يمكن التراجع عنه.

ومن تلك اللحظة تُقفل البوليصة: فلا يستطيع الموظفون تعديل وكيل التسليم أو تاريخ الإصدار ولا إعادة إصدارها، ويبقى ذلك ممكناً للمدير. ولا تُنتَج نسخة الإفراج البرقي المطبوعة، وعلى كلّ ورقة منها عبارة "TELEX RELEASED"، إلا بعد تسجيل الإفراج، وبتخطيط نماذج الخط نفسه الذي تُطبع به البوليصة. ويتولّى فريقك إرسال البرقية إلى مكتب الوصول.

إشعار الوصول لبضائع الاستيراد

بعد تفريغ شحنة الاستيراد، يعرض الحجز زرّ "Issue Arrival Notice". ويصدر الإشعار فاتورةً بعنوان "Cargo Arrival Invoice"، فيكون الإشعار ورسومه مستنداً واحداً، وفيه السفينة والرحلة وتاريخ الوصول المتوقّع ورقم بوليصة الشحن والموانئ والشاحن والمرسَل إليه والمستودع الذي تُعاد إليه الحاويات الفارغة.

ولكلّ حجز إشعار وصول واحد سارٍ في كلّ مرة، ويمكن إصدار إشعار جديد إن أُلغي السابق. وإصداره ينقل حجز الاستيراد أو NVOCC المُفرَّغ إلى مرحلة "Arrival notice sent"، وهي المرحلة التي ينتظرها إذن التسليم.

إذن التسليم مع التحقّق من السداد وحالة الإفراج

يرفض AVISA إصدار إذن التسليم ما لم تُسدَّد فواتير الحجز، ويرفضه إن لم تصدر أي فاتورة بعد. ويستطيع المدير إصداره رغم ذلك، ولكن فقط بتحديد خانة "Release without settlement" في النموذج. وإن كانت حالة الإفراج "On hold" أو "Payment problem"، يُنبّه النموذج في أعلاه ويكرّر التنبيه عند الإرسال. ولا يمنع التنبيه الإصدار، وفريقك هو من يحدّد هذه الحالة في الحجز.

ويُؤخذ المرسَل إليه من الحجز، ويقترح AVISA مستودع إعادة الحاويات الفارغة، ويجب أن تكون الصلاحية بين يوم واحد و60 يوماً من اليوم. ومتى سُجّل التفريغ، تُسجَّل أيام السماح الممنوحة (البدء وعدد الأيام والانتهاء) مع إذن التسليم وتظهر في سطره، لا في ملف PDF.

وما دام الحجز في مرحلة "D/O issued" أو "Gated out"، يستطيع الموظفون تمديد إذن التسليم الحالي حتى 60 يوماً من اليوم. أمّا تقصيره أو تغيير أيام السماح فتعديل يجريه المدير مع ذكر السبب، وكذلك تغيير صلاحية أمر الإفراج. ويحتفظ المستند برقمه، ويُضاف إليه رقم مراجعة جديد يسجّل ما تغيّر ومن غيّره ولماذا.

المستندات غير المطابقة والتصحيحات والبريد

يقارن AVISA كلّ أمر إفراج وبوليصة شحن وإذن تسليم صدر بحجزه، ويضع على ما اختلف منها علامة "Out of date" مع أسماء الخانات المختلفة: بيانات المرسَل إليه أو الوجهة في إذن التسليم، والبضاعة أو الأوزان أو الطرود في بوليصة الشحن، والخط في أمر الإفراج. وبالضغط على "Reissue" مع ذكر السبب يُحدَّث المستند بالرقم نفسه في المراجعة التالية. أمّا الشروط المتّفق عليها، مثل أيام السماح أو تاريخ الشحن على متن السفينة، فيُنبَّه إليها ولا تغيّرها إعادة الإصدار.

ويستطيع المدير تصحيح رقم بوليصة الشحن، ويُرفض الرقم الفارغ أو المستخدَم من قبل. وينتظر تعديل الموظف لوكيل التسليم موافقة المدير. ويمكن تغيير تاريخ إصدار أمر الإفراج وبوليصة الشحن وإذن التسليم مع الإبقاء على الساعة، ولا يشمل ذلك الفواتير. ويُسجَّل كلّ تصحيح بقيمته القديمة والجديدة.

وفي تبويب "Documents" في الحجز، يُرفق زرّ "Send as Mail" ملف PDF للمستند ويحدّد المستلمين المعتادين: الشاحن والمرسَل إليه لبوليصة الشحن، والشاحن لأمر الإفراج، والمرسَل إليه والطرف المُخطَر لإذن التسليم، والطرف المفوتر للفاتورة. ويمكنك إضافة أطراف أو عناوين، ويحمل عنوان كلّ رسالة رقم الحجز. ويظهر "Re-send" على المستند الذي أُرسل من قبل، ولا تخرج أي رسالة إلا حين يضغط أحد أفراد فريقك "Send".